Мари Кондо взялась за офисы. Отрывок из книги «Магическая уборка на работе»

Пару лет назад книга Мари Кондо «Магическая уборка» стала супербестселлером по всему миру. Теперь выходит продолжение: о наведении порядка на работе. Основные принципы те же: если вещь вас не радует, немедленно ее выбросьте. Критика подхода тоже не теряет актуальности: вас может не радовать, к примеру, квартальный отчет, но отправить его в ведро вы сможете вряд ли. Впрочем, для выхода в офис после каникул (и  удаленки) подходы довольно своевременны. Публикуем отрывок из главы «Не позволяйте электронной переписке отрывать вас от работы».

Исследования определили три основных подхода людей к электронной переписке. Все три могут привести к проблемам.

Одни люди постоянно чистят свой ящик входящих. Эти «постоянные рубрикаторы» всегда начеку, дожидаясь входящих писем, и, когда получают сообщение, тут же берутся за дело. Откладывают текущие дела, обрабатывают сообщение, а потом сразу убирают его в ту или иную папку. В чем же проблема? А вот в чем: после перерыва на одно письмо вам может потребоваться до 26 минут, чтобы включиться в работу с того места, на котором вы ее бросили.

«Постоянные рубрикаторы» в итоге наносят себе еще больший ущерб, если пользуются сложной и разрозненной системой папок. Помимо того, что на поддержание этой системы требуется много времени, в ней трудно как находить файлы, так и убирать на хранение. Действительно, исследования показывают, что, когда папок становится больше 20, ими слишком сложно управлять. При этом мы тратим много времени на поиск нужной папки для хранения сообщений, а потом и на попытки вспомнить, куда мы их переместили.

Второй способ обращения с электронной перепиской – каждую пару месяцев чистить ящик входящих. У сторонников такого подхода – назовем их «спорадическими рубрикаторами» – периоды нагромождения писем, в котором невозможно ничего найти, сменяются проблесками почти полной пустоты в ящике после того, как они удаляют подавляющее большинство сообщений. Хуже этого подхода ничего не придумаешь: вначале жить в хаосе, а потом терять важные сообщения. Мне знакомо это ощущение куража, когда видишь, как еще минуту назад переполненный ящик вдруг становится пустым. Но энтузиазм быстро обернется унынием, если по ошибке удалить важное сообщение.

Третий подход – просто позволить письмам скапливаться в ящике, ничего не удаляя. Идейные «не-рубрикаторы» не умеют или не дают себе труда управлять своей почтой. Они полагаются на функцию поиска. Поисковая система отменно хороша, но она работает намного лучше – и быстрее, – если ей не приходится просеивать сотни и тысячи нерелевантных сообщений.

Управление почтой необязательно должно быть сложным делом – равно как и отнимать много времени. Просто оставляйте лишь те сообщения, которые понадобятся в будущем, и храните их в нескольких логично организованных папках.

Начните с ящика входящих – временного хранилища писем, ждущих обработки. Он не предназначен для хранения писем – ни тех, что вы хотите оставить, ни всех остальных.

Решая, стоит ли сохранить письмо, спросите себя:

Поможет ли мне оно делать свою работу в будущем? (Иногда нам приходится заново просматривать переписку или искать документальное подтверждение диалога.)

Даст ли мне оно знания, вдохновение или мотивацию для будущей работы?

Вызывает ли оно чувство радости?

Найдите подход, оправданный для вас лично и вашей работы. Как и при разборе цифровых документов, создайте разумное количество папок – как правило, десять или меньше, включая вложенные. Поскольку можно пользоваться поиском, если проекты родственны друг другу, храните относящиеся к ним сообщения в одной папке. Например, если у вас есть такие проекты, как «Блог», Instagram, Facebook, можете создать одну папку под названием «Соцсети» и включать в нее соответствующую переписку.

В числе других полезных папок могут быть хранилища документации, например, с письмами о политике компании, рассылаемыми начальством. У меня, кроме того, есть «Папка радости», где я храню письма, которые перечитываю в «плохие» дни: письма от учеников, благодарящих меня за отличные занятия, похвальные отзывы на мои исследования от других ученых, комплименты от клиентов по поводу моих достижений как консультанта или оратора. Если в письме есть важное вложение, которое вы хотите сохранить, обычно лучше переместить его в подходящую папку вместе с другими цифровыми документами.

<…>

Наконец, обрабатывайте свою почту ежедневно. Когда поступают новые сообщения, переключайтесь с мысли «все оставить» на мысль «все выбросить», если для сохранения нет веской причины. Лучше всего планировать пару сеансов работы с почтой каждый день, например, в начале и конце дня. Вы не раз столкнетесь с тем, что заданный утром вопрос, на который, по идее, надо было ответить, благополучно нашел разрешение в течение дня. Выделение отдельных отрезков времени для электронной почты также минимизирует отвлечение и позволяет сфокусироваться на работе, которая для вас наиболее важна. Оповестите связанных с вами людей о своей новой системе и обеспечьте им другой способ контакта по крайне срочным вопросам, чтобы вы не были вынуждены постоянно проверять почту.

Кстати, может показаться, что описанный мною метод вам абсолютно не подойдет. К примеру, вы «не-рубрикатор» и говорите себе: «Я так долго не сортировал свою почту! У меня ничего не выйдет». Если вы перегружены делами, я подскажу вам одну простую хитрость. Возьмите все свои письма и переместите их в архивную папку. Эта папка останется доступной для поиска, если вам понадобится что-то из нее извлечь, даже если поиск будет часто выдавать неверные результаты. Теперь вы можете начать работу с почтой с чистого листа, сохраняя только то, что вам нужно, и впредь организовывать письма, используя избранную группу папок, которых должно быть не больше десяти. Вас смущает то, что я даю вам «добро» на перемещение цифровой захламленности из ящика входящих в архивную папку? Нет, я просто пытаюсь дать вам большее чувство контроля над вашей цифровой жизнью, чем идеально «чистая» электронная почта.

Начните с новостных бюллетеней и рассылок. Когда-то вы сами подписались на них – может быть, желая лучше делать свою работу. И вот момент истины: какие из них действительно помогают вам достичь своего идеала трудовой жизни, а какие просто являются дополнительным отвлекающим фактором? Наводите порядок, исходя из принципа «отписаться от всех», и сохраните только те, которые гарантированно доставят вам радость. Делайте то же самое с любой новой рассылкой, которую будете получать после того, как наведете порядок.

<…>

Когда я вижу громадную кучу непрочитанных электронных сообщений, у меня всегда возникает ассоциация с обычным почтовым ящиком, трещащим по швам от писем.

<... >

Ненужные письма я удаляю сразу – например, прочитанные новостные рассылки. Папки «Спам» и «Мусор» очищаются автоматически через 30 суток, но когда писем в них накапливается слишком много, я начинаю нервничать, поэтому иногда чищу эти папки вручную. Возможно, мой подход покажется слишком радикальным, но даже практики фэншуй говорят, что, упорядочив ящик входящих, вы будете получать ту информацию, которая вам нужна, тогда, когда она нужна. Если вы заметили, что не получаете нужную информацию своевременно, или хотели бы большей удачи в делах, связанных с работой, я настоятельно рекомендую вам навести порядок в своем ящике входящих.

М. К.

Книга Мари Кондо и Скотта Соненшайна «Магическая уборка на работе» вышла в издательстве «Бомбора».